Πολιτική Απορρήτου
Πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε και προστατεύουμε τα προσωπικά σας δεδομένα
Τελευταία ενημέρωση: 7 December 2025
1. Εισαγωγή
Το WorkLog ("εμείς", "μας" ή "μας") δεσμεύεται να προστατεύει το απόρρητο και τα προσωπικά σας δεδομένα. Αυτή η Πολιτική Απορρήτου εξηγεί πώς συλλέγουμε, χρησιμοποιούμε, αποκαλύπτουμε και προστατεύουμε τις πληροφορίες σας όταν χρησιμοποιείτε την πλατφόρμα διαχείρισης εργατικού δυναμικού και τις υπηρεσίες ενσωμάτωσης ΕΡΓΑΝΗ. Συμμορφωνόμαστε με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR) και άλλους ισχύοντες νόμους προστασίας δεδομένων.
2. Στοιχεία Υπεύθυνου Επεξεργασίας
Υπεύθυνος Επεξεργασίας: WorkLog
Διεύθυνση: Παπαναστασίου Αλεξάνδρου 93, Θεσσαλονίκη, 54453
Email: [email protected]
Επικοινωνία Υπεύθυνου Προστασίας Δεδομένων: [email protected]
3. Πληροφορίες που Συλλέγουμε
3.1 Προσωπικές Πληροφορίες
Συλλέγουμε τους ακόλουθους τύπους προσωπικών πληροφοριών:
- • Στοιχεία Λογαριασμού: Όνομα, διεύθυνση email, τηλέφωνο, στοιχεία εταιρείας
- • Δεδομένα Αυθεντικοποίησης: Όνομα χρήστη, κρυπτογραφημένοι κωδικοί, ερωτήσεις ασφαλείας
- • Πληροφορίες Προφίλ: Τίτλος εργασίας, τμήμα, ρόλος στον οργανισμό
- • Στοιχεία Χρέωσης: Στοιχεία πληρωμής, διεύθυνση χρέωσης, αριθμοί ΦΠΑ
3.2 Δεδομένα Εργαζομένων (για Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων)
Για σκοπούς διαχείρισης εργατικού δυναμικού, μπορεί να επεξεργαστούμε:
- • Αρχεία Απασχόλησης: ID εργαζομένου, ημερομηνία πρόσληψης, τίτλος εργασίας, τμήμα
- • Δεδομένα Προγραμματισμού: Ώρες εργασίας, βάρδιες, αιτήματα άδειας, παρουσία
- • Δεδομένα Συμμόρφωσης ΕΡΓΑΝΗ: Κάρτες εργασίας, ειδοποιήσεις εργασίας, κανονιστικές υποβολές
- • Μετρήσεις Απόδοσης: Παρακολούθηση χρόνου, αναλυτικά παραγωγικότητας (ανωνυμοποιημένα)
3.3 Τεχνικές Πληροφορίες
- • Δεδομένα Χρήσης: Χρησιμοποιούμενες λειτουργίες, χρόνοι σύνδεσης, διάρκεια συνεδρίας
- • Πληροφορίες Συσκευής: Διεύθυνση IP, τύπος περιηγητή, λειτουργικό σύστημα
- • Δεδομένα Αρχείων: Αρχεία σφαλμάτων, γεγονότα ασφαλείας, κλήσεις API
- • Cookies: Βασικά και λειτουργικά cookies για λειτουργία υπηρεσίας
4. Πώς Χρησιμοποιούμε τις Πληροφορίες σας
Χρησιμοποιούμε τις προσωπικές σας πληροφορίες για τους ακόλουθους σκοπούς:
4.1 Παροχή Υπηρεσίας
- • Παροχή υπηρεσιών διαχείρισης εργατικού δυναμικού και προγραμματισμού
- • Ενσωμάτωση API ΕΡΓΑΝΗ και αυτοματοποίηση συμμόρφωσης
- • Διαχείριση πλατφόρμας πολλαπλών μισθωτών
- • Υποστήριξη πελατών και τεχνική βοήθεια
4.2 Νομική Συμμόρφωση
- • Υποβολή απαιτούμενων καρτών εργασίας στην ΕΡΓΑΝΗ
- • Διατήρηση αρχείων απασχόλησης όπως απαιτείται από το ελληνικό δίκαιο
- • Απάντηση σε νομικά αιτήματα και κανονιστικές έρευνες
- • Διασφάλιση συμμόρφωσης προστασίας δεδομένων
4.3 Βελτίωση Υπηρεσίας
- • Ανάλυση μοτίβων χρήσης για βελτίωση της λειτουργικότητας της πλατφόρμας
- • Ανάπτυξη νέων χαρακτηριστικών και υπηρεσιών
- • Παρακολούθηση ασφαλείας και πρόληψη απάτης
- • Βελτιστοποίηση απόδοσης και διόρθωση σφαλμάτων
5. Νομική Βάση για την Επεξεργασία
Σύμφωνα με το GDPR, επεξεργαζόμαστε τα προσωπικά σας δεδομένα με βάση τις ακόλουθες νομικές βάσεις:
- • Εκτέλεση Σύμβασης: Για την παροχή υπηρεσιών υπό τους Όρους Χρήσης μας
- • Νομική Υποχρέωση: Για συμμόρφωση με την ΕΡΓΑΝΗ και τους ελληνικούς κανονισμούς απασχόλησης
- • Έννομο Συμφέρον: Για βελτίωση υπηρεσίας, ασφάλεια και επιχειρηματικές λειτουργίες
- • Συγκατάθεση: Για επικοινωνίες μάρκετινγκ και προαιρετικές λειτουργίες (όπου λαμβάνεται)
6. Κοινοποίηση και Αποκάλυψη Δεδομένων
6.1 Ενσωμάτωση ΕΡΓΑΝΗ
Κοινοποιούμε δεδομένα εργασίας εργαζομένων στο ελληνικό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ όπως απαιτείται από το νόμο για συμμόρφωση με την εργατική νομοθεσία. Αυτό περιλαμβάνει κάρτες εργασίας, ειδοποιήσεις απασχόλησης και άλλες υποχρεωτικές κανονιστικές υποβολές.
6.2 Πάροχοι Υπηρεσιών
Μπορεί να κοινοποιήσουμε δεδομένα σε αξιόπιστους παρόχους υπηρεσιών τρίτων που μας βοηθούν με:
- • Υπηρεσίες φιλοξενίας cloud και υποδομής
- • Επεξεργασία πληρωμών και χρέωση
- • Εργαλεία υποστήριξης πελατών και επικοινωνίας
- • Υπηρεσίες ασφαλείας και παρακολούθησης
Όλοι οι πάροχοι υπηρεσιών δεσμεύονται από αυστηρές συμφωνίες προστασίας δεδομένων.
6.3 Νομικές Απαιτήσεις
Μπορεί να αποκαλύψουμε προσωπικές πληροφορίες εάν απαιτείται από το νόμο, δικαστική απόφαση ή κυβερνητικό κανονισμό, ή για προστασία των δικαιωμάτων, της περιουσίας ή της ασφάλειάς μας ή των χρηστών μας ή του κοινού.
7. Προστασία Δεδομένων Πολλαπλών Μισθωτών
Η αρχιτεκτονική πολλαπλών μισθωτών διασφαλίζει:
- • Απομόνωση Δεδομένων: Τα δεδομένα κάθε μισθωτή είναι πλήρως διαχωρισμένα από άλλους
- • Έλεγχοι Πρόσβασης: Δικαιώματα βασισμένα σε ρόλους εντός κάθε οργανισμού μισθωτή
- • Κρυπτογράφηση: Τα δεδομένα κρυπτογραφούνται τόσο σε αποθήκευση όσο και σε μετάδοση
- • Καταγραφή Ελέγχου: Ολοκληρωμένη καταγραφή πρόσβασης και τροποποιήσεων δεδομένων
- • Διαχωρισμός Αντιγράφων Ασφαλείας: Τα αντίγραφα μισθωτών είναι απομονωμένα και διαχειρίζονται ξεχωριστά
8. Διατήρηση Δεδομένων
Διατηρούμε τα προσωπικά δεδομένα για τις ακόλουθες περιόδους:
- • Δεδομένα Λογαριασμού: Για τη διάρκεια της ενεργής συνδρομής σας συν 1 έτος
- • Αρχεία Απασχόλησης: Όπως απαιτείται από το ελληνικό εργατικό δίκαιο (συνήθως 5 έτη)
- • Υποβολές ΕΡΓΑΝΗ: Όπως απαιτείται από τις ελληνικές κανονιστικές απαιτήσεις
- • Οικονομικά Αρχεία: 10 έτη για φορολογικούς και λογιστικούς σκοπούς
- • Αρχεία Ασφαλείας: 12 μήνες για παρακολούθηση ασφαλείας και αντίδραση σε περιστατικά
Τα δεδομένα διαγράφονται με ασφάλεια ή ανωνυμοποιούνται μετά τη λήξη των περιόδων διατήρησης.
9. Τα Δικαιώματα Απορρήτου σας
Σύμφωνα με το GDPR, έχετε τα ακόλουθα δικαιώματα σχετικά με τα προσωπικά σας δεδομένα:
Δικαίωμα Πρόσβασης
Αίτημα αντιγράφων των προσωπικών σας δεδομένων και πληροφοριών για το πώς επεξεργάζονται.
Δικαίωμα Διόρθωσης
Αίτημα διόρθωσης ανακριβών ή ελλιπών προσωπικών δεδομένων.
Δικαίωμα Διαγραφής ("Δικαίωμα στη Λήθη")
Αίτημα διαγραφής των προσωπικών σας δεδομένων (υπόκειται σε νομικές υποχρεώσεις).
Δικαίωμα Περιορισμού Επεξεργασίας
Αίτημα περιορισμού του τρόπου που επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας σε ορισμένες περιστάσεις.
Δικαίωμα Φορητότητας Δεδομένων
Αίτημα μεταφοράς των δεδομένων σας σε άλλον πάροχο υπηρεσιών σε μορφή αναγνώσιμη από μηχανή.
Δικαίωμα Αντίρρησης
Αντίρρηση στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον ή για σκοπούς μάρκετινγκ.
Για να ασκήσετε αυτά τα δικαιώματα, επικοινωνήστε μαζί μας στο [email protected]. Θα απαντήσουμε εντός 30 ημερών.
10. Διεθνείς Μεταφορές Δεδομένων
Τα δεδομένα σας μπορεί να επεξεργαστούν σε χώρες εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου (ΕΟΧ). Όταν μεταφέρουμε προσωπικά δεδομένα διεθνώς, διασφαλίζουμε ότι υπάρχουν κατάλληλες διασφαλίσεις, συμπεριλαμβανομένων των Τυπικών Συμβατικών Ρητρών (SCCs) που έχουν εγκριθεί από την Ευρωπαϊκή Επιτροπή και αποφάσεων επάρκειας όπου εφαρμόζεται.
11. Ασφάλεια Δεδομένων
Εφαρμόζουμε ολοκληρωμένα μέτρα ασφαλείας για την προστασία των δεδομένων σας:
- • Κρυπτογράφηση: Κρυπτογράφηση AES-256 για δεδομένα σε αποθήκευση, TLS 1.3 για δεδομένα σε μετάδοση
- • Έλεγχοι Πρόσβασης: Πολυπαραγοντική αυθεντικοποίηση και πρόσβαση βασισμένη σε ρόλους
- • Ασφάλεια Δικτύου: Firewalls, ανίχνευση εισβολών και προστασία DDoS
- • Τακτικοί Έλεγχοι: Αξιολογήσεις ασφαλείας και δοκιμές διείσδυσης
- • Εκπαίδευση Προσωπικού: Τακτική εκπαίδευση ευαισθητοποίησης ασφαλείας για όλο το προσωπικό
- • Αντίδραση σε Περιστατικά: Παρακολούθηση 24/7 και διαδικασίες αντίδρασης σε περιστατικά
12. Cookies και Παρακολούθηση
Χρησιμοποιούμε cookies και παρόμοιες τεχνολογίες για:
- • Βασικά Cookies: Απαιτούνται για τη βασική λειτουργικότητα της πλατφόρμας
- • Λειτουργικά Cookies: Θυμούνται τις προτιμήσεις και ρυθμίσεις σας
- • Αναλυτικά Cookies: Μας βοηθούν να κατανοήσουμε πώς χρησιμοποιείτε την υπηρεσία μας
- • Cookies Ασφαλείας: Ανιχνεύουν ύποπτη δραστηριότητα και αποτρέπουν απάτες
Μπορείτε να διαχειριστείτε τις προτιμήσεις cookies μέσω των ρυθμίσεων του περιηγητή σας. Σημειώστε ότι η απενεργοποίηση των βασικών cookies μπορεί να επηρεάσει τη λειτουργικότητα της υπηρεσίας.
13. Απόρρητο Παιδιών
Οι υπηρεσίες μας δεν προορίζονται για άτομα κάτω των 16 ετών. Δεν συλλέγουμε εν γνώσει μας προσωπικές πληροφορίες από παιδιά κάτω των 16 ετών. Εάν μάθετε ότι ένα παιδί μας έχει παράσχει προσωπικές πληροφορίες, επικοινωνήστε μαζί μας άμεσα για να λάβουμε κατάλληλα μέτρα.
14. Ειδοποίηση Παραβίασης Δεδομένων
Σε περίπτωση παραβίασης δεδομένων που θέτει σε κίνδυνο τα δικαιώματα και τις ελευθερίες σας, θα ειδοποιήσουμε την αρμόδια εποπτική αρχή εντός 72 ωρών και θα ενημερώσουμε τα επηρεαζόμενα άτομα χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, όπως απαιτείται από το GDPR. Διατηρούμε σχέδιο αντίδρασης σε περιστατικά για γρήγορη αντιμετώπιση και μετριασμό οποιωνδήποτε περιστατικών ασφαλείας.
15. Αλλαγές σε αυτή την Πολιτική Απορρήτου
Μπορεί να ενημερώνουμε αυτή την Πολιτική Απορρήτου περιοδικά για να αντικατοπτρίζει αλλαγές στις πρακτικές μας, την τεχνολογία, τις νομικές απαιτήσεις ή άλλους παράγοντες. Θα δημοσιεύουμε την ενημερωμένη πολιτική σε αυτή τη σελίδα με νέα ημερομηνία "Τελευταία ενημέρωση". Για σημαντικές αλλαγές, θα παρέχουμε πρόσθετη ειδοποίηση μέσω email ή ειδοποιήσεων πλατφόρμας.
16. Εποπτική Αρχή
Εάν πιστεύετε ότι δεν έχουμε αντιμετωπίσει επαρκώς τις ανησυχίες σας για το απόρρητο, έχετε το δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην τοπική εποπτική αρχή προστασίας δεδομένων. Στην Ελλάδα, αυτή είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (ΑΔΠΧ).
17. Στοιχεία Επικοινωνίας
Για οποιεσδήποτε ερωτήσεις σχετικά με αυτή την Πολιτική Απορρήτου ή τις πρακτικές δεδομένων μας, επικοινωνήστε μαζί μας:
Υπεύθυνος Απορρήτου: [email protected]
Υπεύθυνος Προστασίας Δεδομένων: [email protected]
Γενική Επικοινωνία: [email protected]
Διεύθυνση: Παπαναστασίου Αλεξάνδρου 93, Θεσσαλονίκη, 54453
Τηλέφωνο: +30 6972 930 429