Απολογιστικό πρόγραμμα στο WorkLog: πώς να διαχειριστείτε ευέλικτα ωράρια και να υποβάλετε στην ΕΡΓΑΝΗ

Δεν έχουν όλες οι επιχειρήσεις σταθερά ωράρια. Στην εστίαση, στο λιανικό εμπόριο, σε πολλές υπηρεσίες — οι εργαζόμενοι έρχονται και φεύγουν σε διαφορετικές ώρες κάθε μέρα. Γι' αυτές τις περιπτώσεις υπάρχει το απολογιστικό πρόγραμμα.

Σε αυτό το άρθρο θα δούμε πώς λειτουργεί η σελίδα Απολογιστικό του WorkLog, πότε χρειάζεται να τη χρησιμοποιήσετε και πώς σας βοηθά να υποβάλλετε το απολογιστικό πρόγραμμα στην ΕΡΓΑΝΗ.

Τι είναι το απολογιστικό πρόγραμμα

Στο προαναγγελτικό πρόγραμμα, δηλώνετε τις βάρδιες εκ των προτέρων: «ο εργαζόμενος Χ δουλεύει Δευτέρα 09:00-17:00». Η ΕΡΓΑΝΗ ξέρει το πρόγραμμα πριν συμβεί.

Στο απολογιστικό πρόγραμμα, δηλώνετε ένα γενικό πλαίσιο (π.χ. 40 ώρες/εβδομάδα), οι εργαζόμενοι καταγράφουν τις πραγματικές ώρες προσέλευσης και αποχώρησής τους μέσω της ψηφιακής κάρτας εργασίας, και στο τέλος του μήνα υποβάλλετε τις πραγματικές ώρες που δούλεψαν.

Αυτό είναι ιδανικό για:

• Επιχειρήσεις με ευέλικτα ωράρια
• Εργαζόμενους που έρχονται σε διαφορετικές ώρες κάθε μέρα
• Κλάδους όπως εστίαση και επισιτισμός με σπαστά ωράρια
• Επιχειρήσεις που επιθυμούν να δηλώνουν τις πραγματικές ώρες εργασίας αντί ενός προκαθορισμένου προγράμματος.

Πότε είναι διαθέσιμη η σελίδα Απολογιστικό

Η σελίδα Απολογιστικό είναι διαθέσιμη μόνο όταν η εταιρεία σας βρίσκεται σε απολογιστικό πρόγραμμα. Αν η εταιρεία σας χρησιμοποιεί προαναγγελτικό πρόγραμμα, η σελίδα δεν είναι διαθέσιμη.

Η αλλαγή μεταξύ προαναγγελτικού και απολογιστικού γίνεται από το προφίλ της εταιρείας, στο πεδίο «Τύπος Προγράμματος Επόμενου Μήνα». Η αλλαγή ισχύει από τον επόμενο μήνα — μπορείτε να την αλλάζετε κάθε μήνα.

Τι βλέπετε στη σελίδα

Η σελίδα εμφανίζει έναν πίνακα με όλους τους εργαζομένους και τις ημέρες της εβδομάδας. Για κάθε βάρδια εμφανίζονται τέσσερις βασικές πληροφορίες:

1. Προγραμματισμένες ώρες βάρδιας — πόσες ώρες είχατε προγραμματίσει
2. Πραγματικά χτυπήματα κάρτας — τι ώρα μπήκε και βγήκε ο εργαζόμενος (είσοδος/έξοδος)
3. Απολογιστικό εύρος ωρών — το πεδίο που μπορείτε να τροποποιήσετε
4. Τύπο βάρδιας — ΕΡΓΑ, ΜΕΡΓ, ΤΗΛΕ, ΡΕΠΟ

Μπορείτε να πλοηγηθείτε μεταξύ εβδομάδων με τα κουμπιά Προηγούμενη Εβδομάδα / Επόμενη Εβδομάδα και να αλλάξετε μήνα από τον επιλογέα στην κορυφή.

Έτσι, βλέπετε ταυτόχρονα τι είχατε προγραμματίσει, τι πραγματικά έγινε, και τι πρόκειται να υποβάλετε — όλα σε μια οθόνη.

Αυτόματη Συμπλήρωση Προτάσεων

Ένα από τα σημαντικότερα χαρακτηριστικά της σελίδας είναι η λειτουργία "Αυτόματη Συμπλήρωση Προτάσεων". Με το κουμπί Αυτόματη Συμπλήρωση Προτάσεων, το WorkLog αναλύει τα πραγματικά χτυπήματα κάρτας και συμπληρώνει αυτόματα τις απολογιστικές διορθώσεις.

Η λειτουργία μπορεί να εντοπίσει περιπτώσεις όπως:

• Ελλιπή χτυπήματα — ο εργαζόμενος χτύπησε είσοδο αλλά ξέχασε έξοδο (ή το αντίστροφο)
• Ορφανά χτυπήματα — υπάρχει χτύπημα αλλά όχι πρόγραμμα, ή το χτύπημα δεν ταιριάζει σε καμία βάρδια
• Παραβάσεις ευέλικτης προσέλευσης — ο εργαζόμενος ήρθε εκτός του παραθύρου ευελιξίας

Για κάθε περίπτωση, το WorkLog δημιουργεί μια προτεινόμενη απολογιστική καταχώρηση βάσει των πραγματικών δεδομένων. Μπορείτε να δείτε τις προτάσεις, να τις ελέγξετε, και να τις τροποποιήσετε αν δεν σας βολεύουν.

Δεν χρειάζεται να τις δεχτείτε ακριβώς όπως είναι. Είναι προτάσεις, όχι αποφάσεις. Εσείς έχετε τον τελευταίο λόγο.

Αποθήκευση και Υποβολή

Όπως και στις άδειες, η διαδικασία έχει δύο βήματα:

Βήμα 1: Αποθήκευση

Πατώντας Αποθήκευση, οι αλλαγές αποθηκεύονται στη βάση δεδομένων του WorkLog, ώστε να μπορείτε να συνεχίσετε την επεξεργασία τους αργότερα.

Βήμα 2: Υποβολή στην ΕΡΓΑΝΗ

Πατώντας Υποβολή, το απολογιστικό πρόγραμμα υποβάλλεται στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ. Αλλά η υποβολή είναι διαθέσιμη μόνο όταν πληρούνται δύο προϋποθέσεις:

1. Η εταιρεία είναι σε απολογιστικό πρόγραμμα για τον επιλεγμένο μήνα
2. Ο μήνας έχει λήξει

Δεν μπορείτε να υποβάλετε απολογιστικό πρόγραμμα για μήνα που δεν έχει τελειώσει — έχει νόημα, αφού το απολογιστικό είναι ακριβώς αυτό: η αναδρομική δήλωση του τι έγινε.

Πότε να χρησιμοποιήσετε απολογιστικό vs προαναγγελτικό

Η επιλογή εξαρτάται από τη φύση της επιχείρησής σας:

Χρησιμοποιήστε προαναγγελτικό όταν:

• Έχετε σταθερά ωράρια που δεν αλλάζουν
• Οι εργαζόμενοι έρχονται και φεύγουν στις ίδιες ώρες
• Θέλετε το πρόγραμμα εργασίας να δηλώνεται εκ των προτέρων στην ΕΡΓΑΝΗ.
• Έχετε μια παραδοσιακή δομή γραφείου

Χρησιμοποιήστε απολογιστικό όταν:

• Τα ωράρια είναι ευέλικτα ή σπαστά
• Οι εργαζόμενοι έρχονται σε διαφορετικές ώρες κάθε μέρα
• Είστε σε κλάδο με μεταβαλλόμενες ανάγκες (εστίαση, λιανικό)
• Θέλετε να καταγράφετε τι πραγματικά έγινε

Μπορείτε να αλλάζετε μεταξύ των δύο κάθε μήνα. Η αλλαγή ισχύει από τον επόμενο μήνα, ώστε να μην επηρεάζεται ο τρέχων μήνας.

Συνοψίζοντας

Το απολογιστικό πρόγραμμα στο WorkLog σας δίνει ευελιξία όταν τα ωράρια δεν είναι σταθερά:

• Διαθέσιμο μόνο σε απολογιστικό mode — ορίζεται από το προφίλ της εταιρείας
• Μηνιαία προβολή με προγραμματισμένες ώρες, πραγματικά χτυπήματα, και επεξεργάσιμα απολογιστικά εύρη
• Αυτόματη Συμπλήρωση Προτάσεων η οποία εντοπίζει προβληματικές περιπτώσεις και δημιουργεί προτεινόμενες διορθώσεις
• Δύο βήματα: αποθήκευση (τοπικά) και υποβολή (στην ΕΡΓΑΝΗ, αφού λήξει ο μήνας)
• Δυνατότητα αλλαγής μεταξύ προαναγγελτικού και απολογιστικού προγράμματος από μήνα σε μήνα.

Αν η επιχείρησή σας έχει ευέλικτα ωράρια, το απολογιστικό πρόγραμμα είναι ο σωστός τρόπος να διαχειριστείτε την υποχρέωση υποβολής στην ΕΡΓΑΝΗ — χωρίς να χρειάζεται να προσαρμόζετε τεχνητά τα πραγματικά ωράρια εργασίας σε ένα σταθερό πρόγραμμα που δεν ανταποκρίνεται στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησής σας.