Οδηγός Χρήσης

Καλώς ήρθατε στο WorkLog! Σε λίγα λεπτά θα έχετε συνδέσει την πρώτη σας εταιρεία.

Εγγραφή

1. Επισκεφθείτε τη σελίδα εγγραφής και δημιουργήστε λογαριασμό με το email σας.
2. Συνδεθείτε στο WorkLog με τα στοιχεία σας.

Σύνδεση Πρώτης Εταιρείας

Μόλις συνδεθείτε, θα σας ζητηθεί να συνδέσετε την πρώτη σας εταιρεία με την Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ — αυτό το βήμα είναι απαραίτητο για να συνεχίσετε στην εφαρμογή.

1. Εισάγετε τα διαπιστευτήρια Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ (username και password). Δεν χρειάζεται να συμπληρώσετε τίποτα άλλο.
2. Πατήστε "Εγγραφή της Εταιρείας σας" για να επιβεβαιώσουμε ότι τα στοιχεία είναι σωστά.

Η σύνδεση με την Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ γίνεται μόνο για ανάγνωση πληροφοριών — δεν υποβάλλουμε ούτε τροποποιούμε τίποτα μέχρι να κάνετε εσείς κάποια υποβολή.

Μόλις η σύνδεση επιτύχει, το WorkLog αναλαμβάνει τα υπόλοιπα: αντλεί αυτόματα τα στοιχεία της εταιρείας σας, τους εργαζομένους και τα προγράμματά τους απευθείας από την Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ. Δεν χρειάζεται να καταχωρίσετε τίποτα χειροκίνητα — έτσι μπορείτε μεταβείτε εύκολα στο WorkLog.

Εδώ διαχειρίζεστε τους εργαζόμενους της εταιρείας σας και τις συμβάσεις τους.

Πώς προσθέτετε έναν εργαζόμενο

Υπάρχουν δύο τρόποι:

• Αυτόματα από την ΕΡΓΑΝΗ: Το WorkLog φέρνει μόνο του τους εργαζόμενους που είναι ήδη δηλωμένοι στην ΕΡΓΑΝΗ.
• Χειροκίνητα: Βάζετε εσείς τα στοιχεία του εργαζομένου (όνομα, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ).

Στοιχεία εργαζομένου

Η φόρμα χωρίζεται σε 4 ενότητες:

• Προσωπικά στοιχεία — όνομα, επώνυμο, ημερομηνία γέννησης, φύλο, οικογενειακή κατάσταση, παιδιά, γονείς, υπηκοότητα
• Ταυτότητα — τύπος & αριθμός ταυτότητας, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΔΟΥ
• Επικοινωνία — διεύθυνση, ΤΚ, τηλέφωνο, email
• Εκπαίδευση — επίπεδο εκπαίδευσης

Για να είναι πιο απλή η φόρμα, βλέπετε μόνο τα πεδία που ζητάει η ΕΡΓΑΝΗ. Τα προαιρετικά πεδία (π.χ. διεύθυνση, email, εκδούσα αρχή ταυτότητας) είναι κρυμμένα στην αρχή. Μπορείτε να τα εμφανίσετε όποτε τα χρειαστείτε.

Συμβάσεις εργασίας

Κάθε εργαζόμενος έχει τη δική του σύμβαση. Η φόρμα της σύμβασης έχει αυτές τις ενότητες:

• Βασικά στοιχεία — ημερομηνία & ώρα έναρξης, τύπος σύμβασης (αορίστου/ορισμένου), καθεστώς (πλήρης/μερική/εκ περιτροπής), χαρακτηρισμός
• Θέση — κωδικός ειδικότητας, θέση, χρόνια προϋπηρεσίας
• Ωράριο — ώρες την εβδομάδα, ημέρες εργασίας, ελαστικό ωράριο, διάλειμμα
• Αποδοχές — πότε πληρώνεται, μισθός, ωρομίσθιο
• Κάρτα εργασίας — αν είναι ενεργή η ψηφιακή κάρτα εργασίας
• ΔΥΠΑ & Ασφάλιση — πρόγραμμα ΟΑΕΔ, κύρια & επικουρική ασφάλιση
• Τόπος εργασίας — αν έχει μη σταθερό ωράριο, πού εργάζεται
• Δοκιμαστική περίοδος — αν υπάρχει και πότε λήγει
• Συλλογική σύμβαση — αν χρειάζεται κατάρτιση, ποια συλλογική σύμβαση ισχύει
• Αποδοχή σύμβασης — πώς υπογράφηκε, αρχείο σύμβασης

Όπως και στη φόρμα του εργαζομένου, βλέπετε μόνο τα υποχρεωτικά πεδία της ΕΡΓΑΝΗ. Οι προαιρετικές ενότητες (δοκιμαστική περίοδος, συλλογική σύμβαση, ΔΥΠΑ) είναι κλειστές στην αρχή και ανοίγουν όταν τις χρειαστείτε.

Ο κύκλος ζωής μιας σύμβασης

Μπορείτε να κάνετε τα εξής σε μια σύμβαση:

• Έναρξη — φτιάχνετε νέα σύμβαση και την υποβάλλετε στην ΕΡΓΑΝΗ.
• Τροποποίηση — αλλάζετε στοιχεία σε ενεργή σύμβαση (όσο δεν είναι κλειδωμένη).
• Λήξη — βάζετε ημερομηνία λήξης και την υποβάλλετε.

Μπορείτε επίσης να κλωνοποιήσετε μια σύμβαση. Η νέα σύμβαση παίρνει όλα τα στοιχεία της παλιάς (ειδικότητα, ώρες, αποδοχές, ασφάλιση), αλλά όχι τις ημερομηνίες. Έτσι ξεκινάτε πιο εύκολα μια νέα σύμβαση για τον ίδιο εργαζόμενο, χωρίς να ξαναγράφετε όλη τη φόρμα.

Ο εργαζόμενος καταχωρείται μία φορά στο σύστημα. Μετά μπορείτε να διαχειριστείτε τη σύμβασή του όσες φορές θέλετε, χωρίς να ξαναβάζετε τα προσωπικά του στοιχεία κάθε φορά.

Το εβδομαδιαίο πρόγραμμα καθορίζει πότε δουλεύει κάθε εργαζόμενος. Όταν υποβάλλετε ένα εβδομαδιαίο πρόγραμμα, αυτό παραμένει ενεργό για όλες τις επόμενες εβδομάδες — δεν χρειάζεται να το ξανακάνετε κάθε εβδομάδα.

Μορφή Προγράμματος

Η σελίδα προγράμματος εμφανίζει έναν πίνακα με όλους τους εργαζομένους και τις ημέρες της εβδομάδας (Δευτέρα–Κυριακή). Κάθε κελί αντιστοιχεί σε μία ημέρα ενός εργαζομένου και μπορεί να έχει έως 3 βάρδιες την ημέρα.

Για κάθε βάρδια ορίζετε:

• Ώρες εργασίας σε μορφή HH:MM-HH:MM (π.χ. 09:00-17:00)
• Τύπο βάρδιας: ΕΡΓΑ (εργασία), ΜΕΡΓ (μη εργασία), ΤΗΛΕ (τηλεργασία), ΡΕΠΟ (ημέρα ανάπαυσης)

Υποβολή στην ΕΡΓΑΝΗ

Το εβδομαδιαίο πρόγραμμα υποβάλλεται στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ. Το πρόγραμμα είναι ενεργό από αύριο από προεπιλογή.

Αν επιλέξετε να ενεργοποιήσετε το πρόγραμμα από σήμερα, θα υποβληθεί επιπλέον ένα ημερήσιο πρόγραμμα στην ΕΡΓΑΝΗ για τη σημερινή ημέρα, ώστε να ισχύει άμεσα.

Προσοχή: Αν ενεργοποιήσετε το πρόγραμμα από σήμερα, μην κάνετε αλλαγές σε βάρδιες που έχουν ήδη ξεκινήσει. Διαφορετικά, η υποβολή θα απορριφθεί με μήνυμα όπως:

Αποτυχία υποβολής ημερήσιου προγράμματος: Για το ΑΦΜ: 123456789 βρέθηκαν τα παρακάτω λάθη: Για την Ημερομηνία: 21/07/2026 Δεν μπορούν να αφαιρεθούν/τροποποιηθούν εκπρόθεσμα τα ήδη προγραμματισμένα διαστήματα της ημέρας.

Προαναγγελτικό vs Απολογιστικό

• Προαναγγελτικό: Σταθερές βάρδιες που στέλνονται στην ΕΡΓΑΝΗ εκ των προτέρων. Πρέπει να διατηρείτε το πρόγραμμα ενημερωμένο και να το ενημερώνετε όποτε υπάρχει αλλαγή στα ωράρια των εργαζομένων.
• Απολογιστικό: Ευέλικτα ωράρια. Υποβάλλετε ένα πρόγραμμα που καλύπτει τις εβδομαδιαίες ώρες εργασίας της σύμβασης του εργαζομένου (ίδιες ώρες με την εργασιακή σύμβαση). Στη συνέχεια οι εργαζόμενοι χτυπούν κάρτα ελεύθερα και το πρόγραμμα υποβάλλεται αναδρομικά μέσω της σελίδας Απολογιστικό.

Το πρόγραμμα που ορίζετε εδώ είναι η βάση για τις βάρδιες που δημιουργούνται καθημερινά.

Σημείωση: Η σελίδα Απολογιστικό αναλύεται σε ξεχωριστό κεφάλαιο του εγχειριδίου.

Οι σημερινές βάρδιες εμφανίζονται στο dashboard (Πίνακας Ελέγχου) στο widget "Σημερινές Βάρδιες Εργαζομένων". Είναι ο κεντρικός χώρος για να δείτε το πρόγραμμα της ημέρας και να κάνετε χειροκίνητα χτυπήματα κάρτας.

Πίνακας Ελέγχου (Dashboard)

Το widget "Σημερινές Βάρδιες Εργαζομένων" εμφανίζει όλες τις βάρδιες που δημιουργήθηκαν για σήμερα, ταξινομημένες ανά ώρα έναρξης. Για κάθε βάρδια βλέπετε:

• Τον εργαζόμενο
• Τις ώρες βάρδιας (π.χ. Δε 09:00 - Δε 17:00)
• Κουμπιά Είσοδος και Έξοδος για χειροκίνητο χτύπημα κάρτας

Από εδώ μπορείτε πολύ εύκολα να δείτε τη σημερινή βάρδια οποιουδήποτε εργαζομένου και να καταχωρήσετε είσοδο ή έξοδο με ένα κλικ — το WorkLog υποβάλλει αυτόματα το χτύπημα στην ΕΡΓΑΝΗ.

Χωρίς Σήμερινη Βάρδια

Αν η εταιρεία σας έχει ενεργοποιήσει την επιλογή "Επιτρέπονται μη προγραμματισμένα χτυπήματα κάρτας" στο προφίλ της εταιρείας, ή αν η εταιρεία σας βρίσκεται σε Απολογιστικό πρόγραμμα, εμφανίζεται επιπλέον το widget "Χωρίς Σήμερινη Βάρδια". Αυτό δείχνει τους εργαζομένους που δεν έχουν προγραμματισμένη βάρδια για σήμερα.

Η επιλογή μεταξύ Προαναγγελτικού και Απολογιστικού προγράμματος γίνεται από τη σελίδα προφίλ της εταιρείας, στο πεδίο "Τύπος Προγράμματος Επόμενου Μήνα". Η αλλαγή ισχύει από τον επόμενο μήνα — μπορείτε να την αλλάζετε κάθε μήνα για τον επόμενο.

Για κάθε εργαζόμενο χωρίς βάρδια υπάρχει κουμπί Είσοδος που δημιουργεί άμεσα μια νέα βάρδια με ώρα έναρξης την τρέχουσα ώρα και υπολογισμένη ώρα λήξης βάσει της σύμβασης εργασίας, και καταχωρεί την είσοδο στην ΕΡΓΑΝΗ.

Η σελίδα Παρουσίες εμφανίζει όλες τις βάρδιες με τα καταγεγραμμένα χτυπήματα κάρτας (είσοδος/έξοδος) ανά εργαζόμενο. Είναι ο κεντρικός χώρος για να ελέγξετε τις παρουσίες και να κατεβάσετε τα έγγραφα κάρτας εργασίας.

Πίνακας Παρουσιών

Ο πίνακας δείχνει για κάθε βάρδια:

• Εργαζόμενο — όνομα και επώνυμο
• Ημέρα — ημερομηνία βάρδιας
• Βάρδια — προγραμματισμένες ώρες (π.χ. Δε 09:00 - Δε 17:00)
• Είσοδος — η ώρα εισόδου (εάν έχει καταγραφεί)
• Έξοδος — η ώρα εξόδου (εάν έχει καταγραφεί)

Κάνοντας κλικ στην ώρα εισόδου ή εξόδου μπορείτε να κατεβάσετε το έγγραφο κάρτας εργασίας (PDF) από την ΕΡΓΑΝΗ για το αντίστοιχο χτύπημα.

Χειροκίνητη Καταχώρηση

Από τον πίνακα μπορείτε επίσης να καταχωρήσετε χειροκίνητα είσοδο ή έξοδο για κάθε βάρδια με τα κουμπιά Είσοδος και Έξοδος. Αν η καταχώρηση γίνεται εκπρόθεσμα (μετά την προγραμματισμένη ώρα έναρξης/λήξης), μπορείτε να επιλέξετε αν θα καταγραφεί η τρέχουσα ώρα ή η προγραμματισμένη ώρα της βάρδιας.

Φίλτρα

Μπορείτε να φιλτράρετε τις παρουσίες ανά:

• Ημερομηνία — εύρος ημερομηνιών έναρξης βάρδιας
• Εργαζόμενο — ένας ή πολλοί εργαζόμενοι
• Κατάσταση Παρουσίας — έχει είσοδο, έχει έξοδο, λείπει είσοδος, λείπει έξοδος

Σύνοψη Μηνιαίων Ωρών

Στην κορυφή της σελίδας εμφανίζεται το widget Σύνοψη Μηνιαίων Ωρών — μια μηνιαία αναφορά πραγματικών ωρών εργασίας ανά εργαζόμενο. Μπορεί να βοηθήσει στην υποβολή ΑΠΔ. Μπορείτε να εξάγετε τα δεδομένα σε αρχείο.

Διαχείριση αδειών των εργαζομένων σας με μηνιαία προβολή και απογραφική υποβολή στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ.

Ετήσια Σύνοψη Αδειών

Στην κορυφή της σελίδας εμφανίζεται ο πίνακας Ετήσια Σύνοψη Αδειών — μια επισκόπηση όλων των εργαζομένων και των αδειών τους για το έτος. Οι ωριαίες άδειες μετατρέπονται σε ημέρες (8 ώρες = 1 ημέρα). Μπορείτε να αλλάξετε το έτος από τον αντίστοιχο επιλογέα.

Μηνιαία Προβολή Αδειών

Κάτω από τη σύνοψη, εμφανίζεται η μηνιαία προβολή όλων των εργαζομένων με τις ημέρες της εβδομάδας. Κάθε κελί αντιστοιχεί σε μία ημέρα ενός εργαζομένου και μπορείτε να ορίσετε:

• Τύπο άδειας — ημερήσιες άδειες (π.χ. κανονική, ασθένειας, μητρότητας, άνευ αποδοχών, γονική, κλπ.) ή ωροάδειες (σε ώρες)
• Ώρες — για ωροάδειες, το εύρος ωρών (π.χ. 10:00-14:00)
• Σημειώσεις — προαιρετικά σχόλια

Μπορείτε να πλοηγηθείτε μεταξύ εβδομάδων του μήνα με τα κουμπιά Προηγούμενη Εβδομάδα / Επόμενη Εβδομάδα και να αλλάξετε μήνα από τον επιλογέα μήνα στην κορυφή.

Αποθήκευση και Υποβολή

Η διαδικασία έχει δύο βήματα:

1. Αποθήκευση — αποθηκεύει τις άδειες τοπικά στη βάση δεδομένων. Οι άδειες είναι αμέσως ενεργές — οι εργαζόμενοι σε άδεια δεν θα λαμβάνουν αυτόματο χτύπημα κάρτας για τις αντίστοιχες ημέρες. Η αποθήκευση είναι διαθέσιμη για τρέχοντα και μελλοντικούς μήνες (προγραμματισμός).

2. Υποβολή — υποβάλλει τις αποθηκευμένες άδειες στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ απογραφικά. Η υποβολή είναι διαθέσιμη μόνο αφού λήξει ο μήνας (δηλαδή τον επόμενο ημερολογιακό μήνα).

Αν προσπαθήσετε να καταχωρήσετε άδεια για ημέρα που έχει ήδη καταγραφεί παρουσία (χτύπημα κάρτας), το κελί επισημαίνεται με κόκκινο περιθώριο και η αποθήκευση απορρίπτεται.

Η σελίδα Απολογιστικό είναι διαθέσιμη μόνο όταν η εταιρεία σας βρίσκεται σε απολογιστικό πρόγραμμα. Εδώ μπορείτε να δείτε τις πραγματικές ώρες εργασίας των εργαζομένων βάσει των χτυπημάτων κάρτας και να υποβάλετε το απολογιστικό πρόγραμμα στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ αφού λήξει ο μήνας.

Μηνιαία Προβολή

Η σελίδα εμφανίζει έναν πίνακα με όλους τους εργαζομένους και τις ημέρες της εβδομάδας. Κάθε κελί δείχνει:

• Τις προγραμματισμένες ώρες βάρδιας
• Τα πραγματικά χτυπήματα κάρτας (είσοδος/έξοδο)
• Το απολογιστικό εύρος ωρών που μπορείτε να τροποποιήσετε
• Τον τύπο βάρδιας

Μπορείτε να πλοηγηθείτε μεταξύ εβδομάδων με τα κουμπιά Προηγούμενη Εβδομάδα / Επόμενη Εβδομάδα και να αλλάξετε μήνα από τον επιλογέα μήνα στην κορυφή.

Αυτόματη Συμπλήρωση Προτάσεων

Με το κουμπί Αυτόματη Συμπλήρωση Προτάσεων το WorkLog αναλύει τα χτυπήματα κάρτας και συμπληρώνει αυτόματα τις απολογιστικές διορθώσεις για βάρδιες με προβλήματα (π.χ. ελλιπή χτυπήματα, ορφανά χτυπήματα, παραβάσεις ευέλικτης προσέλευσης). Μπορείτε να ελέγξετε και να τροποποιήσετε τις προτάσεις πριν την υποβολή.

Αποθήκευση και Υποβολή

Όπως και στις άδειες, η διαδικασία έχει δύο βήματα:

1. Αποθήκευση — αποθηκεύει τις απολογιστικές διορθώσεις για την τρέχουσα εβδομάδα τοπικά στη βάση δεδομένων.
2. Υποβολή — υποβάλλει το απολογιστικό πρόγραμμα στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ. Η υποβολή είναι διαθέσιμη μόνο όταν η εταιρεία είναι σε απολογιστικό πρόγραμμα για τον επιλεγμένο μήνα και ο μήνας έχει λήξει.

Το WorkLog προσφέρει tier συνδρομής ανάλογα με τις ανάγκες της επιχείρησής σας.

Tier Συνδρομής

Όρια

Τα όρια αφορούν μόνο τους εργαζόμενους που μπορούν να χρησιμοποιούν τη λειτουργία διαχείρισης υποβολών.

Οι χειροκίνητες υποβολές (είσοδος/έξοδος) παραμένουν απεριόριστες σε όλα τα tiers.

Η εταιρεία μπορεί να ενεργοποιήσει τη λειτουργία για συγκεκριμένο αριθμό εργαζομένων, ανάλογα με το tier συνδρομής.

Αναβάθμιση Συνδρομής

1. Πηγαίνετε στο "Συνδρομή".
2. Επιλέξτε tier.
3. Εισάγετε στοιχεία πληρωμής.
4. Η αναβάθμιση ενεργοποιείται άμεσα.

Τιμολόγια

Τα τιμολόγια εκδίδονται αυτόματα και είναι διαθέσιμα από τη σελίδα "Συνδρομή" → "Τιμολόγια". Μπορείτε να τα κατεβάσετε σε PDF.