Διαχείριση αδειών εργαζομένων στο WorkLog: από τον προγραμματισμό στην απογραφική υποβολή
Η διαχείριση των αδειών εργαζομένων δημιουργεί συχνά ερωτήματα. Ποιες άδειες δηλώνονται στην ΕΡΓΑΝΗ; Πότε υποβάλλονται; Τι γίνεται με τις ωροάδειες; Πώς συνδέονται οι άδειες με την ψηφιακή κάρτα εργασίας;
Το WorkLog απαντά σε όλες αυτές τις ερωτήσεις μέσα από μια σελίδα — τη σελίδα Αδειών. Ας δούμε πώς λειτουργεί.
Η σελίδα Αδειών
Όταν μπαίνετε στη σελίδα Αδειών, βλέπετε δύο πράγματα:
Μηνιαία Προβολή
Πρόκειται για έναν πίνακα με όλους τους εργαζομένους και τις ημέρες του μήνα, οργανωμένες ανά εβδομάδα.
Μπορείτε να πλοηγηθείτε μεταξύ εβδομάδων του μήνα με τα κουμπιά Προηγούμενη Εβδομάδα / Επόμενη Εβδομάδα και να αλλάξετε μήνα από τον επιλογέα στην κορυφή. Η προβολή οργανώνεται ανά εβδομάδα και ανά παράρτημα, ώστε να μπορείτε να εντοπίζετε εύκολα τις άδειες κάθε ομάδας εργαζομένων.
Ετήσια Σύνοψη Αδειών
Κάτω από τη μηνιαία προβολή εμφανίζεται ο πίνακας Ετήσια Σύνοψη Αδειών, ο οποίος παρουσιάζει συγκεντρωτικά όλες τις άδειες των εργαζομένων για το επιλεγμένο έτος.
Μια σημαντική λεπτομέρεια: οι ωριαίες άδειες μετατρέπονται σε ημέρες με βάση τον κανόνα 8 ώρες = 1 ημέρα. Έτσι, αν ένας εργαζόμενος πήρε 4 ώρες άδεια, θα εμφανιστεί ως 0,5 ημέρες στη σύνοψη. Αυτό σας δίνει μια ενιαία εικόνα, ανεξάρτητα από το αν οι άδειες είναι ημερήσιες ή ωριαίες.
Τύποι αδειών
Το WorkLog υποστηρίζει πολλούς τύπους αδειών, που αντιστοιχούν στους κωδικούς της ΕΡΓΑΝΗ. Διακρίνουμε δύο κατηγορίες:
Ημερήσιες άδειες
Αυτές είναι άδειες ολόκληρης ημέρας. Οι βασικοί τύποι:
| Κωδικός | Τύπος άδειας |
|---|---|
| ΑΔΚΑΝ | Κανονική άδεια |
| ΑΔΑΣ | Άδεια ασθένειας |
| ΑΔΑΑ | Άδεια άνευ αποδοχών |
| ΑΔΜΗ | Άδεια μητρότητας |
| ΑΔΠΑ | Άδεια πατρότητας |
| ΑΔΓΟΝ | Γονική άδεια |
| ΑΔΑΙΜ | Άδεια αιμοδοσίας |
...και άλλοι τύποι ανάλογα με την περίπτωση.
Ωροάδειες
Αυτές είναι άδειες σε ώρες, όχι ολόκληρες ημέρες. Για κάθε ωροάδεια ορίζετε το εύρος ωρών (π.χ. 10:00-14:00). Οι κωδικοί ξεκινούν με Ω:
| Κωδικός | Τύπος ωροάδειας |
|---|---|
| ΩΦΗ | Ωριαία κανονική |
| ΩΓΟΝ | Ωριαία γονική |
...και αντίστοιχα για τους άλλους τύπους.
Η διαδικασία σε δύο βήματα
Η διαχείριση αδειών στο WorkLog έχει δύο ξεχωριστά βήματα, και είναι σημαντικό να κατανοήσετε τη διαφορά.
Βήμα 1: Αποθήκευση
Πατώντας Αποθήκευση, οι άδειες αποθηκεύονται τοπικά στη βάση δεδομένων του WorkLog. Αυτό σημαίνει ότι:
- Οι άδειες είναι αμέσως ενεργές στο σύστημα
- Οι εργαζόμενοι που βρίσκονται σε άδεια εξαιρούνται από τους ελέγχους των έξυπνων λειτουργιών της ψηφιακής κάρτας εργασίας.
- Το WorkLog αναγνωρίζει την άδεια και δεν πραγματοποιεί ελέγχους για τη συγκεκριμένη ημέρα.
Η αποθήκευση είναι διαθέσιμη για τρέχοντες και μελλοντικούς μήνες — μπορείτε να προγραμματίσετε άδειες εκ των προτέρων.
Αυτό είναι κρίσιμο: η άδεια μπλοκάρει τα χτυπήματα από τη στιγμή που την αποθηκεύσετε, όχι από τη στιγμή που την υποβάλλετε στην ΕΡΓΑΝΗ.
Βήμα 2: Υποβολή στην ΕΡΓΑΝΗ
Πατώντας Υποβολή, οι αποθηκευμένες άδειες υποβάλλονται στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ απογραφικά. Αυτό σημαίνει:
- Η υποβολή είναι διαθέσιμη μόνο αφού λήξει ο μήνας — δηλαδή τον επόμενο ημερολογιακό μήνα
- Δεν μπορείτε να υποβάλετε άδειες για μήνα που δεν έχει τελειώσει
Αυτό είναι απλό να το θυμάστε: αποθήκευση τώρα, υποβολή μετά. Αποθηκεύετε όταν θέλετε (ώστε να αποκλείονται τα χτυπήματα κάρτας για τις αντίστοιχες ημέρες.), υποβάλλετε όταν επιτρέπει η ΕΡΓΑΝΗ (αφού λήξει ο μήνας).
Θυμηθείτε: η σύνδεση με την ΕΡΓΑΝΗ είναι read-only μέχρι να επιλέξετε να υποβάλλετε. Τίποτα δεν φεύγει χωρίς να το ξέρετε.
Προστασία από αντικρουόμενες καταχωρήσεις (Punch Conflict Guard)
Το WorkLog δεν επιτρέπει την αποθήκευση άδειας για ημέρα στην οποία έχει ήδη καταγραφεί παρουσία (χτύπημα κάρτας).
Αν επιχειρήσετε να καταχωρήσετε μια τέτοια άδεια, η αποθήκευση απορρίπτεται και εμφανίζεται σχετικό μήνυμα σφάλματος. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγονται αντιφατικά δεδομένα μεταξύ των παρουσιών και των αδειών των εργαζομένων.
Διορθώσεις και επανυποβολή
Τι γίνεται αν έχετε ήδη υποβάλει τις άδειες ενός μήνα και χρειάζεται να κάνετε διόρθωση;
Το WorkLog υποστηρίζει επαναυποβολή για μήνες που έχουν ήδη υποβληθεί. Μπορείτε να επιστρέψετε σε έναν προηγούμενο μήνα, να τροποποιήσετε τις άδειες, και να τις επανυποβάλετε. Το WorkLog δημιουργεί τη νέα υποβολή σύμφωνα με τις αλλαγές που πραγματοποιήσατε και την αποστέλλει στην ΕΡΓΑΝΗ.
Αυτό είναι χρήσιμο όταν, π.χ., ανακαλύπτετε ότι μια άδεια καταχωρήθηκε λάθος, ή όταν ένας εργαζόμενος πήρε άδεια που δεν είχε αρχικά προγραμματιστεί.
Συνοψίζοντας
Η διαχείριση αδειών στο WorkLog είναι απλή αλλά πλήρης:
- Μηνιαία προβολή οργανωμένη ανά εβδομάδα και παράρτημα.
- Ετήσια σύνοψη με αυτόματη μετατροπή των ωροαδειών σε ημέρες (8 ώρες = 1 ημέρα).
- Ημερήσιες και ωριαίες άδειες σύμφωνα με τους κωδικούς της ΕΡΓΑΝΗ.
- Άμεση αποθήκευση, ώστε οι άδειες να λαμβάνονται υπόψη από τις λειτουργίες της ψηφιακής κάρτας εργασίας.
- Απογραφική υποβολή στην ΕΡΓΑΝΗ μετά τη λήξη του μήνα.
- Punch Conflict Guard, που αποτρέπει αντικρουόμενες καταχωρήσεις μεταξύ παρουσιών και αδειών.
- Επαναυποβολή για διορθώσεις προηγούμενων μηνών.
Οι άδειες και η ψηφιακή κάρτα εργασίας δεν λειτουργούν ανεξάρτητα. Κάθε άδεια επηρεάζει άμεσα τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζεται τις παρουσίες το σύστημα. Το WorkLog συντονίζει αυτόματα αυτές τις δύο λειτουργίες, ώστε να μειώνονται τα λάθη και να διατηρούνται συνεπή τα δεδομένα της επιχείρησής σας.