Κύκλος απασχόλησης εργαζομένου στο WorkLog: πρόσληψη, μεταβολή, λήξη — όλα σε ένα μέρος

Για πολλές επιχειρήσεις, οι προσλήψεις και οι αποχωρήσεις δεν είναι ένα σπάνιο γεγονός. Συμβαίνουν συνεχώς.

Ένα νυχτερινό κέντρο μπορεί να προσλαμβάνει DJ μόνο για τα Σαββατοκύριακα. Μια διαφημιστική εταιρεία μπορεί να προσλαμβάνει δεκάδες μοντέλα για μία μόνο καμπάνια. Μια επιχείρηση εστίασης μπορεί να ενισχύει το προσωπικό της μόνο για λίγες ημέρες σε περιόδους αυξημένης ζήτησης.

Σε όλες αυτές τις περιπτώσεις, η διαχείριση των προσλήψεων, των μεταβολών και των λήξεων μέσα από το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ μπορεί να γίνει χρονοβόρα.

Το WorkLog συγκεντρώνει όλες αυτές τις διαδικασίες σε μία ενιαία εφαρμογή, ώστε να μπορείτε να διαχειρίζεστε ολόκληρο τον κύκλο απασχόλησης κάθε εργαζομένου από ένα σημείο.

Ένας εργαζόμενος, ολόκληρο το ιστορικό του σε ένα σημείο

Η πρώτη σημαντική αρχή στο WorkLog είναι ότι ο εργαζόμενος καταχωρείται μία φορά. Τα προσωπικά του στοιχεία (όνομα, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, διεύθυνση, κτλ.) μπαίνουν μία φορά και δεν τα ξαναβάζετε.

Από εκεί και πέρα, διαχειρίζεστε τη σύμβαση εργασίας του — και μια σύμβαση μπορεί να αλλάξει πολλές φορές: τροποποίηση, λήξη, νέα σύμβαση, πάλι τροποποίηση. Όλα αυτά γίνονται πάνω στον ίδιο εργαζόμενο, χωρίς να ξαναδημιουργείτε το προφίλ του.

Προσθήκη εργαζομένου

Υπάρχουν δύο τρόποι να προσθέσετε έναν εργαζόμενο:

• Αυτόματα από την ΕΡΓΑΝΗ: Αν ο εργαζόμενος υπάρχει ήδη στην εταιρεία σας στην ΕΡΓΑΝΗ, το WorkLog τον φέρνει μόνο του. Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα.
• Χειροκίνητα: Εισάγετε εσείς τα στοιχεία (όνομα, ΑΦΜ, ΑΜΚΑ).

Η φόρμα του εργαζομένου έχει 4 ενότητες: προσωπικά στοιχεία, ταυτότητα, επικοινωνία, εκπαίδευση. Βλέπετε μόνο τα πεδία που ζητάει η ΕΡΓΑΝΗ — τα προαιρετικά είναι κρυμμένα στην αρχή και ανοίγουν όταν τα χρειαστείτε.

Η φόρμα σύμβασης

Η φόρμα της σύμβασης περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία που απαιτεί η ΕΡΓΑΝΗ, οργανωμένα σε θεματικές ενότητες όπως βασικά στοιχεία, ωράριο, αποδοχές, ασφάλιση, ψηφιακή κάρτα εργασίας και συλλογικές συμβάσεις.

Για να παραμένει εύχρηστη, εμφανίζονται αρχικά μόνο τα υποχρεωτικά πεδία, ενώ οι προαιρετικές ενότητες ανοίγουν μόνο όταν χρειάζονται.

Ο κύκλος ζωής μιας σύμβασης

Εδώ φτάνουμε στο ουσιαστικό κομμάτι. Μια σύμβαση στο WorkLog περνάει από τρία στάδια:

1. Έναρξη (Create)

Φτιάχνετε μια νέα σύμβαση, συμπληρώνετε τη φόρμα, και την υποβάλλετε στην ΕΡΓΑΝΗ. Η υποβολή γίνεται μέσω του εγγράφου WebE3N — η δήλωση πρόσληψης.

Το WorkLog ετοιμάζει το payload, το στέλνει στην ΕΡΓΑΝΗ, και σας δείχνει το αποτέλεσμα. Αν κάτι δεν είναι σωστό, το λέει.

2. Τροποποίηση (Modification)

Όσο η σύμβαση είναι ενεργή (και όχι κλειδωμένη), μπορείτε να αλλάξετε στοιχεία: ωράριο, αποδοχές, θέση, οτιδήποτε χρειάζεται. Η υποβολή γίνεται μέσω του εγγράφου WebMA — η δήλωση μεταβολής.

Οι τροποποιήσεις είναι συχνές: αλλάζει το ωράριο, αυξάνεται ο μισθός, αλλάζει η ειδικότητα. Το WorkLog προετοιμάζει τη νέα υποβολή σύμφωνα με τις αλλαγές που πραγματοποιήσατε και την αποστέλλει στην ΕΡΓΑΝΗ.

3. Λήξη (Termination)

Όταν η σχέση εργασίας λήγει, υποβάλλετε τη λήξη. Υπάρχουν δύο περιπτώσεις:

• Παραίτηση — μέσω του εγγράφου WebE5N
• Απόλυση — μέσω του εγγράφου WebE6NMP

Η διαφορά είναι στη διαδικασία και τα έγγραφα, όχι στη λογική. Το WorkLog σας καθοδηγεί ανάλογα με το είδος της λήξης.

Κλωνοποίηση σύμβασης (Clone)

Υπάρχει μια επιπλέον δυνατότητα πολύ χρήσιμη: η κλωνοποίηση σύμβασης.

Όταν κλωνοποιείτε μια σύμβαση, η νέα σύμβαση παίρνει όλα τα στοιχεία της παλιάς — ειδικότητα, ώρες, αποδοχές, ασφάλιση, ωράριο — εκτός από τις ημερομηνίες.

Πότε το χρειάζεστε; Όταν ένας εργαζόμενος είχε μια σύμβαση που έληξε και τώρα τον ξαναπροσλαμβάνετε. Αντί να ξαναγεμίσετε όλη τη φόρμα, κλωνοποιείτε την παλιά σύμβαση, αλλάζετε την ημερομηνία έναρξης, και έχετε τελειώσει.

Ιδανικό για επιχειρήσεις με συχνές προσλήψεις

Το WorkLog είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για επιχειρήσεις που πραγματοποιούν συχνές προσλήψεις και λήξεις συμβάσεων.

Για παράδειγμα:

• επιχειρήσεις εστίασης με εποχικό προσωπικό,
• νυχτερινά κέντρα που συνεργάζονται με DJ ή μουσικούς μόνο συγκεκριμένες ημέρες,
• διαφημιστικές εταιρείες που προσλαμβάνουν μοντέλα ή προσωπικό για σύντομες καμπάνιες,
• επιχειρήσεις διοργάνωσης εκδηλώσεων που απασχολούν προσωπικό μόνο για λίγες ημέρες.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, όλες οι απαραίτητες υποβολές πραγματοποιούνται μέσα από το ίδιο περιβάλλον, χωρίς να χρειάζεται συνεχής εναλλαγή μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών.

Διαγραφή και μεταβολή εγγράφων

Όσο δεν έχει παρέλθει η ημερομηνία πρόσληψης και η αυτόματη έγκριση της υποβολής από την ΕΡΓΑΝΗ, μπορείτε να διαγράψετε μια δήλωση πρόσληψης.

Αφού η πρόσληψη εγκριθεί, η διαγραφή δεν είναι πλέον διαθέσιμη. Από εκεί και πέρα, οποιαδήποτε αλλαγή πραγματοποιείται μέσω δήλωσης μεταβολής, σύμφωνα με τις διαδικασίες της ΕΡΓΑΝΗ.

Κλείδωμα μετά τη λήξη

Όταν υποβάλλετε τη λήξη μιας σύμβασης, η σύμβαση κλειδώνει. Δεν μπορείτε να την τροποποιήσετε πια — και αυτό έχει νόημα: μια σύμβαση που έχει λήξει είναι τελειωμένη, δεν γίνονται αλλαγές.

Αν χρειάζεται να κάνετε κάτι μετά τη λήξη (π.χ. μια διόρθωση), μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα ανάκλησης (Revoke) που περιγράφουμε παρακάτω.

Ιστορικό ενεργειών

Κάθε υποβολή στο WorkLog αφήνει πλήρες ιστορικό. Για κάθε έγγραφο (WebE3N, WebMA, WebE5N, WebE6NMP) μπορείτε να δείτε:

• Το payload που στάλθηκε στην ΕΡΓΑΝΗ
• Την απάντηση που επέστρεψε
• Την ημερομηνία και ώρα της υποβολής
• Το αποτέλεσμα (επιτυχία ή σφάλμα)

Αυτό είναι σημαντικό για δύο λόγους. Πρώτον, αν κάτι πάει στραβά, μπορείτε να δείτε ακριβώς τι συνέβη. Δεύτερον, αν κάποιος ελεγκτής ζητήσει στοιχεία, τα έχετε όλα — δεν χρειάζεται να ψάχνετε.

Ανάκληση εγγράφων (Revoke)

Αν υποβάλλετε ένα έγγραφο και καταλάβετε ότι ήταν λάθος, το WorkLog σας δίνει τη δυνατότητα να το ανακαλέσετε. Αυτό στέλνει ένα αίτημα ακύρωσης στην ΕΡΓΑΝΗ.

Η ανάκληση δεν είναι πάντα εφικτή — εξαρτάται από το είδος του εγγράφου και το χρονικό διάστημα που έχει περάσει. Αλλά όταν είναι διαθέσιμη, είναι ένα σημαντικό εργαλείο διόρθωσης.

Θυμηθείτε: η σύνδεση με την ΕΡΓΑΝΗ είναι read-only μέχρι να επιλέξετε να υποβάλλετε. Και κάθε υποβολή καταγράφεται — τίποτα δεν φεύγει «χαλασμένα» χωρίς να το ξέρετε.

Συνοψίζοντας

Ο κύκλος απασχόλησης στο WorkLog καλύπτει:

• Διαχείριση ολόκληρου του κύκλου ζωής ενός εργαζομένου από μία εφαρμογή.
• Δημιουργία νέων προσλήψεων.
• Υποβολή μεταβολών σε ενεργές συμβάσεις.
• Διαχείριση λήξεων εργασιακής σχέσης.
• Κλωνοποίηση προηγούμενων συμβάσεων για γρήγορες επαναπροσλήψεις.
• Πλήρες ιστορικό όλων των υποβολών.
• Υποστήριξη επιχειρήσεων με συχνές προσλήψεις και αποχωρήσεις προσωπικού.

Είτε πραγματοποιείτε μία πρόσληψη τον χρόνο είτε δεκάδες προσλήψεις και λήξεις κάθε μήνα, το WorkLog συγκεντρώνει όλες τις απαραίτητες διαδικασίες της ΕΡΓΑΝΗ σε ένα ενιαίο περιβάλλον. Έτσι, η διαχείριση του προσωπικού γίνεται ταχύτερα, πιο οργανωμένα και με λιγότερες πιθανότητες λαθών.