Πώς να υποβάλετε εβδομαδιαίο πρόγραμμα στο ΕΡΓΑΝΗ μέσα από το WorkLog σε 3 βήματα

Το εβδομαδιαίο πρόγραμμα είναι ένα από τα πιο συχνά πράγματα που χρειάζεται να υποβάλλει μια επιχείρηση στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ. Αν το έχετε κάνει ποτέ απευθείας στο σύστημα της ΕΡΓΑΝΗ, ξέρετε ότι η διαδικασία δεν είναι ακριβώς φιλική. Το WorkLog την κάνει απλή — και σε αυτό το άρθρο θα δούμε ακριβώς πώς, βήμα προς βήμα.

Τι είναι το εβδομαδιαίο πρόγραμμα

Το εβδομαδιαίο πρόγραμμα καθορίζει πότε δουλεύει κάθε εργαζόμενος σας μέσα στην εβδομάδα. Ορίζει τις ημέρες εργασίας, τις ώρες έναρξης και λήξης κάθε βάρδιας, και τις ημέρες της ανάπαυσης. Όταν το υποβάλλετε, παραμένει ενεργό για όλες τις επόμενες εβδομάδες — δεν χρειάζεται να το ξαναϋποβάλλετε κάθε εβδομάδα. Το κάνετε μία φορά και ισχύει μέχρι να το αλλάξετε.

Τα 3 βήματα

Βήμα 1: Επιλέξτε ημερομηνία έναρξης

Από τη σελίδα Πρόγραμμα Εργασίας, επιλέγετε από πότε θέλετε να ισχύσει το νέο πρόγραμμα. Από προεπιλογή, το πρόγραμμα είναι ενεργό από αύριο.

Αν θέλετε να ενεργοποιηθεί από σήμερα, μπορείτε να το επιλέξετε — αλλά σε αυτή την περίπτωση το WorkLog υποβάλλει επιπλέον ένα ημερήσιο πρόγραμμα στην ΕΡΓΑΝΗ για τη σημερινή ημέρα, ώστε να ισχύσει άμεσα. Αυτό γίνεται αυτόματα πίσω από τη σκηνή, χωρίς να χρειάζεται να ανησυχείτε εσείς για το αν χρειάζεται ημερήσιο ή εβδομαδιαίο.

Προσοχή: Αν ενεργοποιήσετε το πρόγραμμα από σήμερα, μην κάνετε αλλαγές σε βάρδιες που έχουν ήδη ξεκινήσει. Η ΕΡΓΑΝΗ δεν επιτρέπει εκπρόθεσμες τροποποιήσεις σε βάρδιες που έχουν ξεκινήσει, και η υποβολή θα απορριφθεί.

Βήμα 2: Συμπληρώστε τις βάρδιες ανά εργαζόμενο

Η σελίδα εμφανίζει έναν πίνακα με όλους τους εργαζομένους σας και τις ημέρες της εβδομάδας (Δευτέρα έως Κυριακή). Κάθε κελί αντιστοιχεί σε μία ημέρα ενός εργαζομένου και μπορεί να έχει έως 3 βάρδιες την ημέρα.

Για κάθε βάρδια ορίζετε δύο πράγματα:

• Ώρες εργασίας σε μορφή HH:MM-HH:MM (π.χ. 09:00-17:00)
• Τύπο βάρδιας — επιλέγετε έναν από τους παρακάτω:

Οι περισσότερες βάρδιες θα είναι τύπου ΕΡΓΑ. Οι τύποι ΜΕΡΓ και ΤΗΛΕ χρησιμοποιούνται σε ειδικές περιπτώσεις. Το ΡΕΠΟ ορίζει τις ημέρες ανάπαυσης του εργαζομένου.

Σημείωση: Σύμφωνα με τις οδηγίες του Υπουργείου Εργασίας (Taxheaven Q&A, 2024) η χρήση του κωδικού ΜΕΡΓ (από το 3‑χαρακτηριστικό κωδικό ΜΕ) είναι η προτιμώμενη επιλογή για ημέρες χωρίς εργασία — όπως εκπαιδευτικές ημέρες, διακοπές ή άλλες προσωρινές απουσίες. Ο κωδικός ΡΕΠΟ χρησιμοποιείται αποκλειστικά για πλήρως αμειβόμενες ημέρες ανάπαυσης (ετήσια άδεια, αναρρωτική άδεια κλπ.).

Βήμα 3: Υποβολή

Ελέγχετε ότι όλα είναι σωστά και πατάτε Υποβολή. Το WorkLog αναλαμβάνει τα υπόλοιπα:

• Καθορίζει αυτόματα αν χρειάζεται ημερήσιο ή εβδομαδιαίο πρόγραμμα, ανάλογα με τις επιλογές σας
• Συνδέεται με το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ και υποβάλλει το πρόγραμμα
• Εμφανίζει το αποτέλεσμα (επιτυχία ή τυχόν σφάλματα)

Θυμηθείτε: η σύνδεση με την ΕΡΓΑΝΗ είναι μόνο για ανάγνωση μέχρι να επιλέξετε εσείς να κάνετε υποβολή. Το WorkLog δεν στέλνει τίποτα χωρίς να το ξέρετε.

Προαναγγελτικό vs Απολογιστικό

Το WorkLog υποστηρίζει δύο λειτουργίες προγράμματος:

• Προαναγγελτικό: Σταθερές βάρδιες που στέλνονται στην ΕΡΓΑΝΗ εκ των προτέρων. Είναι η προεπιλογή και η πιο κοινή περίπτωση. Πρέπει να διατηρείτε το πρόγραμμα ενημερωμένο και να το αλλάζετε όποτε υπάρχει αλλαγή στα ωράρια.
• Απολογιστικό: Για ευέλικτα ωράρια. Υποβάλλετε ένα πρόγραμμα που καλύπτει τις εβδομαδιαίες ώρες εργασίας της σύμβασης, και οι εργαζόμενοι χτυπούν κάρτα ελεύθερα. Στη συνέχεια, το πρόγραμμα υποβάλλεται αναδρομικά μέσω της σελίδας Απολογιστικό — αφού λήξει ο μήνας.

Η επιλογή γίνεται από το προφίλ της εταιρείας σας, στο πεδίο «Τύπος Προγράμματος Επόμενου Μήνα». Η αλλαγή ισχύει από τον επόμενο μήνα — μπορείτε να την αλλάζετε κάθε μήνα.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζεται να ξαναϋποβάλλω το πρόγραμμα κάθε εβδομάδα; Όχι. Το πρόγραμμα παραμένει ενεργό για όλες τις επόμενες εβδομάδες μέχρι να το αλλάξετε.

Μπορώ να αλλάξω μια βάρδια που έχει ήδη ξεκινήσει; Όχι. Η ΕΡΓΑΝΗ δεν το επιτρέπει. Αν προσπαθήσετε, η υποβολή απορρίπτεται. Γι' αυτό είναι σημαντικό να ελέγχετε το πρόγραμμα πριν ενεργοποιηθεί.

Τι γίνεται αν έχω εργαζόμενους με διαφορετικά ωράρια; Κάθε εργαζόμενος έχει τη δική του σειρά στον πίνακα. Συμπληρώνετε τις βάρδιες ξεχωριστά για κάθε εργαζόμενο — μπορείτε να έχετε διαφορετικό πρόγραμμα για κάθε εργαζόμενο.

Μπορώ να έχω περισσότερες από μία βάρδιες την ημέρα; Ναι, έως 3 βάρδιες ανά εργαζόμενο ανά ημέρα. Χρήσιμο για σπαστά ωράρια, π.χ. ένα εργαζόμενο που δουλεύει 10:00-14:00 και 18:00-22:00.

Τι γίνεται με τους νέους εργαζομένους που προσλαμβάνω; Αφού δηλώσετε την πρόσληψη (μέσω της σελίδας Εργαζόμενων), ο νέος εργαζόμενος εμφανίζεται αυτόματα στον πίνακα του προγράμματος. Συμπληρώνετε τις βάρδιές του όπως για κάθε άλλον εργαζόμενο και υποβάλλετε το ενημερωμένο πρόγραμμα.

Μπορώ να αλλάξω το πρόγραμμα στη μέση της εβδομάδας; Ναι, αλλά μόνο για ημέρες που δεν έχουν ακόμα ξεκινήσει. Για τη σημερινή ημέρα, ισχύει ο περιορισμός που αναφέραμε — δεν γίνονται εκπρόθεσμες αλλαγές σε βάρδιες που έχουν ξεκινήσει.

Συνοψίζοντας

Η υποβολή εβδομαδιαίου προγράμματος στο WorkLog είναι απλή:

1. Επιλέγετε ημερομηνία έναρξης (συνήθως αύριο)
2. Συμπληρώνετε τις βάρδιες ανά εργαζόμενο και ημέρα
3. Υποβάλλετε

Το πρόγραμμα παραμένει ενεργό μέχρι να το αλλάξετε, και το WorkLog φροντίζει για όλες τις τεχνικές λεπτομέρειες — ημερήσιο vs εβδομαδιαίο, μορφοποίηση, υποβολή. Εσείς απλά γεμίζετε έναν πίνακα.